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Graymont adopte une vision à long terme dans l’exploitation de ses carrières et s’engage à une réhabilitation progressive visant à redonner aux terres une utilité durable.

Objet de cette politique

Graymont s’engage à améliorer notre monde en répondant de manière responsable aux besoins de la société en matière de produits de chaux et de calcaire de qualité. Cet engagement se reflète dans notre Code de conduite et d’éthique des affaires (le « Code »), qui énonce les principes et comportements attendus de la part de chaque employé·e, dirigeant·e et administrateur·trice de Graymont. Nous nous efforçons de mener nos activités avec intégrité et selon les normes éthiques les plus élevées, et encourageons toute personne à signaler toute entorse au Code.

Cette politique est complémentaire au Code et s’applique aux opérations et activités de Graymont en Malaisie. Elle vise à encourager le signalement de tout acte répréhensible grave, de toute inconduite éthique ou de toute activité illégale liée à Graymont. Elle précise comment certaines personnes peuvent signaler leurs préoccupations, les protections dont elles peuvent bénéficier et la manière dont Graymont traite ces signalements. Dans le cadre de cette politique, Graymont Holdings Sdn. Bhd. et ses filiales sont collectivement désignées sous le nom de Graymont ou de nous.

Qui peut faire un signalement?

Vous pouvez faire un signalement en vertu de cette politique si vous êtes, ou avez été :

• un·e employé·e ou dirigeant·e de Graymont;
• un·e administrateur·rice, secrétaire d’entreprise ou cadre supérieur·e d’une société affiliée à Graymont (y compris Graymont Limited et ses filiales);
• un·e fournisseur·e de biens ou services à Graymont (y compris tout·e employé·e de ce·tte fournisseur·e);
• un·e administrateur·rice, secrétaire d’entreprise ou actionnaire de Graymont, ou toute personne ayant un lien ou ayant été associée à Graymont, comme dans le cadre d’une coentreprise ou d’un partenariat corporatif;
• un·e proche parent·e, une personne à charge ou un·e conjoint·e d’un·e employé·e, dirigeant·e ou associé·e de Graymont,

(collectivement désigné·e·s dans la présente politique par « vous »).

Que devez-vous signaler?

Nous vous encourageons à signaler tout comportement répréhensible, toute situation que vous estimez inappropriée, illégale ou contraire à l’éthique, toute inquiétude relative à la sécurité, ou toute violation du Code de Graymont (regroupés sous le terme « Préoccupations »).

Tant que vous agissez de bonne foi et disposez de motifs raisonnables de faire un signalement, vous bénéficierez des protections prévues dans cette politique. Voici des exemples de préoccupations que vous devriez signaler:

• un comportement illégal, notamment un vol, l’usage ou le trafic de drogues illicites, la violence ou les menaces de violence, les dommages criminels à des biens, ainsi que les infractions aux lois malaisiennes, y compris la Malaysian Companies Act (Loi malaisienne sur les sociétés) de 2016 et la Income Tax Act (Loi sur l’impôt sur le revenu) de 1967;
• fraude, blanchiment d’argent, corruption ou pots-de-vin, détournement de fonds ou tout autre comportement malhonnête;
• non-respect des politiques ou procédures de Graymont;
• toute pratique ou comportement présentant un risque sérieux pour la santé et la sécurité de toute personne, la santé publique ou l’environnement;
• tout manquement ou irrégularité dans les affaires fiscales de Graymont ou violation des lois fiscales applicables;
• toute forme de représailles, explicites ou implicites, à l’encontre d’une personne ayant signalé une préoccupation en vertu de cette politique, ou suspectée de l’avoir fait.

Une plainte personnelle liée au travail (ci-après une « plainte »), telle qu’une décision relative à vos conditions d’emploi, une suspension ou une fin de contrat, ne relève généralement pas de la présente politique ni des protections prévues par les lois sur les lanceurs d’alerte. Toutefois, une plainte pourrait être couverte par cette politique et donner droit aux protections associées si : elle comporte des informations concernant une inconduite, elle concerne une infraction grave à la loi commise par Graymont ou un comportement de Graymont mettant en danger le public, vous êtes menacé·e ou subissez des représailles pour avoir signalé la plainte, vous cherchez à obtenir un avis juridique ou une représentation concernant les protections offertes aux lanceurs d’alerte en vertu de la loi applicable. Les plaintes sont traitées dans les politiques de ressources humaines de Graymont en Malaisie, accessibles via l’intranet myGraymont.

Comment faire un signalement

Vous pouvez signaler une préoccupation en utilisant l’une des méthodes suivantes. Vous pouvez choisir de fournir votre nom et vos coordonnées ou de faire un signalement de manière anonyme. Nous pourrions vous demander des informations supplémentaires selon la nature de la préoccupation signalée et la clarté de votre déclaration. Si vous choisissez de rester anonyme, assurez-vous que votre rapport contient suffisamment de détails pour permettre, si nécessaire, une enquête approfondie.

1. Clearview Connects

Vous pouvez signaler une préoccupation en tout temps, en ligne, par téléphone ou par courrier, à l’aide du système de signalement éthique de Graymont hébergé par ClearView Connects:

A. En ligne sur : www.clearviewconnects.com

Entrez « Graymont » comme nom de l’entreprise, rédigez votre signalement et sélectionnez la catégorie appropriée. Un identifiant de rapport anonyme et un mot de passe vous seront ensuite attribués pour vous permettre d’ajouter des informations et de suivre le traitement de votre signalement.

B. Par téléphone:  

Appelez le +60 3-2706 0195. Vous pouvez parler à un·e opérateur·rice ou, si vous préférez, laisser un message vocal.

C. Par courrier :  

Mentionnez « Graymont » dans votre rapport et écrivez à:

ClearView Connects
P.O. Box 11017
Toronto, Ontario, Canada   M1E 1N0.

2. Signalement interne

Vous pouvez également faire part d’une préoccupation directement à l’une des personnes suivantes:

• votre superviseur·e immédiat·e;
• tout·e cadre supérieur·e, dirigeant·e ou administrateur·rice de Graymont;
• tout·e représentant·e des ressources humaines;
• le·la responsable de l’audit interne;

Ces personnes sont désignées collectivement comme des représentant·e·s Graymont.

Vous pouvez également signaler une préoccupation à tout·e cadre supérieur·e ou administrateur·rice d’une société affiliée du groupe Graymont.

Votre protection

Nous reconnaissons que le fait de signaler une préoccupation peut être une démarche difficile. Tant que vous agissez de bonne foi et que vous avez des motifs raisonnables de faire un signalement, vous bénéficierez des protections suivantes:

1. Confidentialité et anonymat

Nous ne vous identifierons pas et ne divulguerons aucune information permettant raisonnablement de vous identifier sans votre consentement, sauf si la loi l’exige ou l’autorise. Tous les documents relatifs à votre signalement seront conservés de manière sécurisée, et les renseignements que vous fournissez resteront confidentiels. Les personnes pouvant être informées de la préoccupation ou recevoir les conclusions d’une enquête sont précisées ci-dessous. Aucune information ne sera communiquée à des personnes extérieures à l’enquête sans votre consentement, sauf obligation ou autorisation légale.

Vous pouvez soumettre un signalement de façon anonyme, toutefois cela peut limiter notre capacité à enquêter efficacement et à communiquer avec vous au sujet de votre dossier.

2. Aucune représailles

Aucune forme de représailles ou de menaces de représailles ne sera tolérée à votre encontre si vous signalez une préoccupation en vertu de la présente politique. Les représailles comprennent notamment la discrimination, l’intimidation, le harcèlement, la rétrogradation, la suspension, le licenciement, un traitement défavorable ou toute autre forme de représailles. Toute forme de représailles envers une personne ayant, de bonne foi, signalé une préoccupation constitue une infraction disciplinaire grave et doit être signalée conformément à cette politique.

3. Soutien supplémentaire

Si vous êtes actuellement employé·e de Graymont, vous pouvez accéder à un service de counseling confidentiel offert par le Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF) de Graymont pour obtenir un soutien et une assistance supplémentaires. Des informations sur l’accès au PAEF sont disponibles sur myGraymont. Vous pouvez également consulter un·e conseiller·ère juridique indépendant·e.

4. Conservation des signalements

Tous les signalements effectués en vertu de la présente politique, ainsi que les documents liés à toute enquête et résolution subséquentes, seront conservés conformément à la législation applicable.

Processus d’enquête

Graymont prend au sérieux tous les signalements de préoccupations et enquêtera rapidement sur tous les signalements reçus qui relèvent de cette politique. L’étendue de l’enquête variera selon la nature de la préoccupation signalée et les renseignements fournis.

Sauf si vous laissez un message vocal ou envoyez une lettre anonyme à ClearView Connects, vous recevrez un accusé de réception de votre signalement dans un délai de cinq jours ouvrables, accompagné d’une première indication sur la façon dont nous prévoyons traiter la question. Nous ne pourrons spéculer sur l’issue de l’enquête pendant qu’elle est en cours. Toutefois, si vous en faites la demande ou si vous choisissez de recevoir des mises à jour lors du dépôt de votre rapport, un·e Représentant·e de Graymont vous tiendra informé·e de l’avancement et du résultat de l’enquête, sous réserve des obligations de confidentialité envers les autres personnes impliquées. Vous pouvez également suivre l’évolution de votre dossier en ligne à l’adresse www.clearviewconnects.com, à l’aide de l’identifiant et du mot de passe qui vous ont été attribués lors du dépôt du signalement.

En raison de la nature variée des préoccupations, il n’est pas possible de préciser les délais exacts du processus d’enquête. Néanmoins, nous nous efforcerons de mener l’enquête dans les meilleurs délais, sans compromettre la rigueur de l’examen. Les signalements et enquêtes sont généralement supervisés par le·a conseiller·ère juridique principal·e de Graymont, bien que d’autres représentant·e·s de Graymont puissent assumer cette responsabilité selon la nature de la situation signalée.

Lorsque cela est possible, Graymont prendra les mesures appropriées pour remédier à tout manquement confirmé par l’enquête.

Qui recevra les détails d’un signalement?

Tous les signalements de préoccupations effectués en vertu de cette politique sont examinés en premier lieu par le·a conseiller·ère juridique principal·e de Graymont. Selon la nature du problème signalé, des membres du Comité juridique et de gestion des risques de Graymont et/ou du Conseil d’administration peuvent également être informés d’une préoccupation ou recevoir un rapport contenant les résultats de l’enquête.

De plus, nous pouvons faire appel à des conseils juridiques externes et/ou à des conseiller·ère·s financiers, techniques ou autres professionnel·le·s pour assister dans la conduite de l’enquête. Tous·tes les conseiller·ère·s externes engagé·e·s seront tenu·e·s à des obligations strictes de confidentialité.

Chaque trimestre civil, le·a conseiller·ère juridique principal·e de Graymont fournit un rapport au Comité juridique et de gestion des risques qui résume les Préoccupations soulevées au cours de la période précédente. Ce résumé peut également être transmis aux auditeur·rice·s externes de Graymont, mais il est préparé de manière anonyme et ne mentionne aucune personne nominativement.

Traitement équitable

Nous nous engageons à traiter équitablement toutes les personnes impliquées dans le signalement d’une préoccupation. Toutes les enquêtes seront menées de manière approfondie, indépendante et impartiale.

Faux signalement

Vous devez agir de bonne foi et avoir des motifs raisonnables pour signaler une préoccupation. Le dépôt intentionnel d’un faux signalement constitue une faute disciplinaire grave.

Questions

Une copie de cette politique est disponible sur graymont.com et accessible aux employé·e·s de Graymont via l’intranet de l’entreprise, myGraymont. Vous pouvez également en demander une copie auprès de votre représentant·e des ressources humaines.

Toute question relative à cette politique doit être adressée au·à la vice-président·e des ressources humaines de Graymont pour la région Asie-Pacifique. Cette politique sera révisée chaque année.

¹ Tel que défini dans la Malaysian Companies Act de 2016.